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Telekommunikation: Anweisende Dokumentation

Facility Management: Telekommunikation » Leistungen » Anweisende Dokumentation

Strukturierte Dokumente als Grundlage für Regelkonformität und Transparenz

Strukturierte Dokumente als Grundlage für Regelkonformität und Transparenz

Die Telekommunikationsinfrastruktur moderner Gebäude bildet die Grundlage für nahezu alle digitalen Geschäftsprozesse – vom Arbeitsplatz bis zur Gebäudetechnik. Damit sie rechtskonform, sicher, effizient und nachvollziehbar betrieben werden kann, ist eine anweisende Dokumentation unverzichtbar. Sie legt fest, wer, was, wie, wann und womit im Betrieb der Telekommunikationssysteme zu tun hat – standardisiert, nachvollziehbar und revisionssicher. Die Telekommunikation ist nicht nur technische Infrastruktur – sie ist betriebsrelevant, sensibel und komplex. Wer sie strukturiert betreibt, braucht klare, anweisende Dokumente. Damit wird aus Infrastruktur ein sicherer, messbarer und zukunftsfähiger Bestandteil des Gebäudebetriebs.

Anweisende Dokumentation für Telekommunikation ist ein zentrales Element professionellen IT- und Facility Managements. Sie sorgt für Betriebssicherheit, Datenintegrität, Verantwortungszuordnung und Auditfähigkeit – insbesondere in regulierten Branchen oder ESG-geprägten Organisationen.

Verbindliche Vorgaben für einheitliche Abläufe und Zuständigkeiten

Ziele der anweisenden Dokumentation

  • Sicherstellung des standardisierten, regelkonformen Betriebs

  • Vermeidung von Fehlkonfigurationen, Datenverlusten und Sicherheitsrisiken

  • Transparenz über Verantwortlichkeiten, Prüfpflichten und Change-Prozesse

  • Nachweisfähigkeit bei Audits, Datenschutzprüfungen, Zertifizierungen

  • Schulungs- und Vertretungsgrundlage für internes und externes Betriebspersonal

Verfahrensanweisungen (SOPs)

Bereich

Beispiele für Inhalte

Patchmanagement

Wie werden neue Dosen gepatcht? Wer dokumentiert? Welche Tools sind zu verwenden?

Netzwerkschrankpflege

Sichtprüfung, Reinigung, Beschriftung, Reservemanagement

WLAN-Fehlermeldung

Klassifikation von Problemen, Standardantworten, Eskalationswege

Zugriffsänderung an Firewalls / Switches

Genehmigungsprozesse, Change-Dokumentation, Rollback-Szenarien

Notbetrieb bei Netzwerkausfall

Notfallnummern, Mobilfunkbereitstellung, Ersatzverbindungen

Rollen und Zuständigkeiten

  • Betreiberverantwortliche für TK-Systeme

  • IT-Service (intern oder extern)

  • Facility Management / Objektleitung

  • Sicherheitsbeauftragte / Datenschutzkoordination

  • Change- und Patchverantwortliche

Prüfzyklen und Wartungspflichten

Komponente

Intervall

Dokumentation

Patchfelder

vierteljährlich

Sichtkontrolle, Belegungsplan

Serverräume

monatlich

Klimawerte, Zutritt, Brandschutz

Netzwerkdosen

bei Umbauten

Prüfung, Umzugskennzeichnung

Access Points

jährlich

Reichweitentest, Softwarestand

Notfallpläne

jährlich

Testkommunikation, Backup-Check

Anforderungen an Form und Ablage

  • Strukturierte Formatvorlagen: Titel, Version, Gültigkeit, Ersteller, Freigabevermerk

  • Verknüpfung mit Regelwerken: DIN EN 50173, IT-Grundschutz, DSGVO, BSI-Vorgaben

  • Versionierung und Änderungsnachweise

  • Digitale Ablage im DMS, Intranet, CAFM oder ITSM-System

  • Suchfunktion, rollenbasierter Zugriff, mobile Verfügbarkeit

Beispiele für konkrete Dokumenttypen

Dokumenttyp

Beispiel

SOP

„Patchen neuer Netzwerkdosen – Standardverfahren“

Checkliste

„Monatliche Kontrolle Serverraum EG“

Formular

„Freigabeantrag VLAN-Änderung Bereich A1“

Nachweisblatt

„Wartung Netzwerkverteilung Q2/2024“

Schulungsunterlage

„Ersteinweisung Telekommunikation für neue Objektleitung“

Verknüpfung mit Systemen und Prozessen

  • CAFM: Raumbezug, Kennzeichnung, Wartungsmanagement

  • Helpdesk / Ticketsystem: Anfragesteuerung, automatische Dokumentation, Statusberichte

  • ITSM / Monitoring-Tools: Statusanzeige, Prüfprotokolle, Logging

  • Notfallmanagement & BCM: Nutzung im Krisenfall (z. B. Ausfall WLAN, VoIP)

Erfolgsfaktoren

  • Erstellung durch FM, IT, IT-Security, Datenschutz gemeinsam

  • Nutzerfreundliche Sprache und klare Struktur (auch für nicht-IT-Personal)

  • Regelmäßige Schulung und Reviews (mind. jährlich oder bei Änderung)

  • Integration in Onboarding, Auditvorbereitung und Betriebsprüfungen

  • Digitalisierung und mobile Erreichbarkeit der Dokumente