Analyse der Telekommunikationskosten und -infrastruktur

• Neben den Kosten ist die technische Telekommunikationsinfrastruktur ein Grundpfeiler der Unternehmenskommunikation. Im Facility Management fällt darunter alles, was Standorte und Nutzer verbindet: Vom physischen Netzwerk (Kabel, Router, Mobilfunkzellen) über Telefonanlagen und Endgeräte bis zu Backup-Systemen. Für FM-Leiter ist es essenziell, die Leistungsfähigkeit, Aktualität und Zuverlässigkeit dieser Infrastruktur sicherzustellen – denn Ausfälle oder Engpässe wirken sich unmittelbar auf den Betriebsablauf aus.

• Ein erster Aspekt ist die Standortvernetzung. Unternehmen mit mehreren Liegenschaften (Büros, Produktionsstandorte, Lager etc.) benötigen Wide Area Networks (WANs), um Daten- und Sprachkommunikation zwischen den Standorten zu ermöglichen. Klassischerweise wurden hierfür Standleitungen oder MPLS-Netze genutzt, die qualitativ hochwertig, aber teuer sind. Heute setzen viele auf Internet-VPNs oder Software-defined WAN (SD-WAN), um mittels verschlüsselter Verbindungen über kostengünstigere Internetleitungen die Standorte anzubinden. Unabhängig von der Technik stellen sich Fragen der Provider-Struktur: Bezieht man alle Standorte vom selben Telekommunikationsanbieter (was Verwaltung vereinfacht und Mengenrabatte ermöglicht), oder verteilt man das Risiko auf mehrere Carrier (um Ausfälle regional zu isolieren und Wettbewerb zu nutzen)? Oft haben große Unternehmen Dutzende von Verträgen mit verschiedenen Anbietern, was die Verwaltung komplex macht. Unterschiedliche Regionen zeigen teils erhebliche Kosten- und Qualitätsunterschiede bei gleichen Leistungen. Best Practices empfehlen daher, standortübergreifende Benchmarks durchzuführen und ggf. postalische Tarife (flächeneinheitliche Preise) zu verhandeln, um regionale Ungleichgewichte auszugleichen.

• Ein zentraler Erfolgsfaktor ist die Netzqualität – also Bandbreite, Latenz, Verfügbarkeit und Fehlertoleranz der Netze. Hochwertige Infrastruktur bedeutet z.B., dass genügend Bandwidth vorhanden ist, auch Spitzenverkehr (Sprachverkehr, Videokonferenzen, große Datenübertragungen) zu bewältigen. Latenzzeiten sind insbesondere bei VoIP und Echtzeitanwendungen relevant: Hohe Latenzen oder Jitter führen zu schlechter Sprachqualität. Daher müssen FM-Verantwortliche sicherstellen, dass z.B. interne Datennetze priorisiert werden können (Stichwort Quality of Service) und externe Verbindungen mit angemessenen SLA (Service Level Agreements) hinsichtlich Latenz und Paketverlust beschafft werden. Netzverfügbarkeit wird meist in Prozent der Betriebszeit gemessen (z.B. 99,9% Verfügbarkeit im Jahresmittel für eine primäre Datenleitung). Hier kommen Redundanzen ins Spiel: Durch doppelte Anbindungen (ggf. über verschiedene Technologien, etwa Glasfaser und Mobilfunk/5G als Fallback) kann man Ausfallsicherheit erhöhen. Gerade für kritische Einrichtungen sollte ein Konzept für Business Continuity vorliegen, das beschreibt, wie bei Leitungsausfall die Kommunikation erhalten bleibt (z.B. automatische Umschaltung auf Backup-Leitungen).

• Die Hardware-Lifecycle der Infrastruktur beeinflusst sowohl Kosten als auch Performance. Netzwerk-Hardware (Router, Switches, WLAN-Access-Points, Firewalls) und Telekommunikationshardware (Telefonanlagen-Server, Gateways, Endgeräte) haben begrenzte Lebenszyklen. In der Regel gilt: Nach einigen Jahren steigen die Risiken und Unterhaltskosten exponentiell. Ein Beispiel: Ein Unternehmensserver läuft ca. 5 Jahre lang optimal, danach häufen sich Hardwaredefekte, Garantieverlängerungen werden teuer, und die Software erreicht End-of-Life. Ähnlich verhält es sich mit TK-Systemen – nach einer gewissen Zeit sind Ersatzteile knapp und Hersteller supporten alte Versionen nicht mehr. Ohne Lifecycle-Plan drohen plötzlich hohe Kosten (Notfallreparaturen, Ausfallfolgen) oder Sicherheitslücken. Geplantes Lifecycle-Management bedeutet daher, frühzeitig für Ablöse oder Upgrade zu sorgen, bevor die Ausrüstung zu teuer oder unsicher wird. Viele Unternehmen fahren bspw. einen 5-Jahres-Erneuerungszyklus für Server und Kern-Netzwerkkomponenten und 3–4 Jahre für Arbeitsplatz-Hardware. Durch solche Zyklen bleibt die Infrastruktur auf einem aktuellen Stand, und man kann Investitionen vorausschauend budgetieren. FM-Manager sollten hierbei eng mit der IT-Strategie abgestimmt sein, um Gebäudeinvestitionen (z.B. Verkabelungsmodernisierung oder neues WLAN) mit den Hardwarezyklen (z.B. neue Switch-Generationen) zu synchronisieren.

• Eng verknüpft mit dem Lifecycle ist das Thema veraltete Technologien: Der Technologie-Stack sollte regelmäßig überprüft werden, um Flaschenhälse und Legacy-Systeme zu identifizieren, die die Effizienz beeinträchtigen. Zum Beispiel könnten in einem Unternehmen noch teure Primärmultiplex-Festnetzanschlüsse existieren, obwohl ein Umstieg auf SIP-Trunking längst möglich wäre (Identifikation redundanter oder überholter Leistungen). Ebenso kann ein Blick auf die mobile Infrastruktur lohnend sein: Sind vielleicht noch einzelne Datenfunklösungen im Einsatz, die längst durch den Unternehmens-Mobilfunkvertrag günstiger zu haben wären? Standardisierung und Konsolidierung der Infrastruktur wirken hier kostensenkend: Weniger verschiedene Systeme bedeuten Skaleneffekte und vereinfachte Wartung.

• Von hoher Relevanz ist die Anbieterstruktur und Vertragsgestaltung in der Infrastruktur. In vielen Ländern – so auch in Deutschland – steht dank Regulierung ein Wettbewerb von Carriern zur Verfügung, sodass Unternehmen auswählen können. In der Praxis sehen wir aber oft, dass der ehemalige Monopolist (z.B. die Deutsche Telekom) und einige wenige große Provider den Markt dominieren. Dennoch lohnt es sich, mehrere Angebote einzuholen, gerade bei größeren Abnahmen. Einige Firmen setzen auf einen Dual-Vendor-Ansatz: zwei Hauptanbieter für Telekommunikation, um die Abhängigkeit zu reduzieren und Wettbewerb zu fördern. Auch Rahmenverträge über Konzern-Einkauf können Volumenbündelung bringen. Wichtig aus FM-Sicht: Verträge sollten flexibel genug sein, um Standortwechsel oder -schließungen, Technologieupgrades und Mehrbedarf abzudecken, ohne dass überproportionale Kosten entstehen. Lange Kündigungsfristen und unflexible Bundles sind zu vermeiden. Ein regelmäßiges Vertrags-Audit (z.B. jährlich) deckt auf, ob Konditionen noch marktgerecht sind oder neu ausgeschrieben werden sollten.

• Netzwerkqualität: ausreichende Bandbreite, geringe Latenz, hohe Verfügbarkeit durch Redundanzen. Monitoring der Qualität ist ratsam (Netzwerk-Monitoringsysteme, SLA-Reports).

• Aktualität der Technik: Keine veralteten Engpässe dulden – alte PBX, Router mit langsamen Interfaces oder unsichere Protokolle müssen identifiziert und ersetzt werden.

• Standortvernetzung optimieren: passende Topologie (Stern, Mesh, SD-WAN), kosteneffiziente Leitungen, ggf. Nutzen von Cloud-Anbindungen (z.B. direkte Cloud-Connects statt teurer MPLS zum Rechenzentrum).

• Provider-Management: Regelmäßige Marktsondierung und ggf. dual sourcing, um Preise niedrig und Service hoch zu halten. Verträge genau prüfen (Kündigungsfristen, SLAs, Anpassungsmöglichkeiten).

• Dokumentation und Inventar: Alle Komponenten der TK-Infrastruktur sollten dokumentiert sein, um den Überblick zu behalten (welcher Anschluss, welche Bandbreite, welches Ablaufdatum etc.). Dies hilft auch im Kostenmanagement (siehe Abschnitt 8).

• Gebäudeinterne Infrastruktur: Im FM-Kontext muss auch die passive Infrastruktur (Gebäudeverkabelung, Verteilerpunkte) beachtet werden. Hier gibt es gesetzliche Vorgaben – etwa in Deutschland die Pflicht, Neubauten mit gigabitfähiger Verkabelung auszustatten (siehe Abschnitt 7) – sowie praktische Erwägungen (z.B. genug Kabeltrassen für zusätzliche Leitungen vorsehen, Platz für Provideranschlüsse einplanen).

Letztlich ist die Telekommunikationsinfrastruktur im FM-Bereich das Rückgrat der digitalen Vernetzung einer Liegenschaft. Ihre Leistungsfähigkeit und Wirtschaftlichkeit mit Blick auf künftige Anforderungen zu sichern, gehört zu einer proaktiven Facility-Strategie.

• Die fortschreitende Digitalisierung eröffnet im Bereich Telekommunikation enorme Potenziale zur Effizienzsteigerung und Kostenoptimierung. Für das Facility Management bedeutet dies, technologische Trends frühzeitig zu erkennen und sinnvoll zu integrieren. Vier Schlagworte stehen exemplarisch für aktuelle Chancen: VoIP, Cloud-Telefonie, 5G und Software-defined Networks (SDN) bzw. SD-WAN.

• Voice over IP (VoIP) – also die Übertragung von Sprache über Datennetze – hat die Unternehmenskommunikation revolutioniert. Klassische Telefonie und moderne IT-Netze wachsen dabei zusammen. Vorteile: VoIP ermöglicht standortübergreifende Telefonie ohne zusätzliche Leitungsgebühren (firmeninterne Gespräche laufen über das Datennetz praktisch kostenlos) und bietet eine Fülle an Funktionen (Video, Präsenz, Chat) in integrierten Clients. Außerdem erlaubt es die Konsolidierung der Infrastruktur: Anstatt Parallelnetze (Telefon und Daten) zu betreiben, gibt es nur noch ein IP-Netzwerk. Der Umstieg auf VoIP ging oft Hand in Hand mit der Ablösung von ISDN – in Deutschland z.B. wurde das ISDN-Netz 2018–2020 flächendeckend abgeschaltet, was Unternehmen zum Wechsel zwang. Facility Manager waren hier insbesondere gefordert, die Gebäudetechnik (Aufzugnotrufe, Alarmanlagen, Hausnotrufsysteme) VoIP-fähig zu machen oder entsprechende Gateways bereitzustellen.

• Cloud-Telefonie ist die Weiterentwicklung, bei der die Telefonanlage als physisches Gerät im Gebäude verschwindet und stattdessen als Service aus der Cloud bezogen wird. Wie bereits im Kostenkapitel erwähnt, ergeben sich erhebliche Einsparpotenziale: Um 40–50 % niedrigere Telefoniekosten sind erreichbar, v.a. durch Wegfall von Hardware und Wartung. Zudem steigt die Skalierbarkeit und Flexibilität beträchtlich. Neue Teilnehmer lassen sich per Mausklick hinzufügen, Standortwechsel sind unproblematisch, und Funktionen bleiben immer auf dem aktuellen Stand, da Updates zentral vom Anbieter eingespielt werden. Cloud-Lösungen bieten auch Redundanzvorteile: Im Falle eines Ausfalls an einem Standort (z.B. Lokalausfall der IT) könnten Mitarbeiter etwa via Smartphone-App weitertelefonieren, da die Anlage ja extern gehostet wird. Für das FM bedeutet Cloud-Telefonie weniger Technik vor Ort – also geringere Anforderungen an klimatisierte Serverräume und Notstrom für TK-Anlagen, was wiederum in die Nachhaltigkeitsziele einzahlt (weniger Stromverbrauch vor Ort). Bedenken gibt es natürlich bezüglich Datenschutz und Verfügbarkeit: Verträge mit Cloud-Anbietern müssen Datenschutz (DSGVO, Standort der Rechenzentren) und Ausfallsicherheit (georedundante Systeme, Notfallkonzepte) regeln. Insgesamt aber gilt Cloud-Telefonie als reifes Digitalisierungstool, das besonders für KMU ohne große eigene TK-Abteilung attraktiv ist.

• Bandbreite und Qualität: 5G-Netze ermöglichen mobile Datengeschwindigkeiten im Gbit-Bereich und Latenzen teils unter 10 ms. Das bedeutet, dass selbst bandbreitenintensive Anwendungen wie Videokonferenzen oder CAD-Datei-Transfers mobil problemlos laufen. Für VoIP über Mobilfunk bedeutet 5G praktisch glasklare Gespräche ohne hörbare Verzögerung. Die höhere Zuverlässigkeit reduziert Gesprächsabbrüche und sorgt für eine konsistent professionelle Kommunikationserfahrung – wichtig etwa für mobile Serviceteams oder Führungskräfte, die viel unterwegs sind.

• Flächendeckung und Campus-Netze: 5G ist so konzipiert, dass es mehr Geräte pro Zelle handeln kann und auch in bisher unterversorgten Gebieten Konnektivität bieten soll. Für Standorte in ländlichen Räumen oder große Industrieareale war Mobilfunkversorgung bislang ein Stolperstein; 5G verspricht hier Verbesserungen. Unternehmen können sogar Private 5G Campus-Netze aufbauen – lokale 5G-Netze nur für ihr Gelände, mit eigenen Frequenzen (in Deutschland z.B. können seit 2019 lokale 5G-Lizenzen beantragt werden). Diese bieten dedizierte Kapazitäten und Sicherheit für z.B. eine Fabrik. Im FM-Kontext könnten solche Campus-Netze Maschinen, Fahrzeuge und IoT-Geräte auf dem Gelände kabellos in Echtzeit vernetzen, ohne auf öffentliche Netze angewiesen zu sein.

• Internet of Things (IoT) und Smart Building: 5G wurde mit Blick auf IoT entwickelt. Es unterstützt die Anbindung tausender Geräte pro Zelle und spezielle IoT-Modi (NB-IoT, LTE-M). Für Gebäude heißt das, dass Sensoren, Aktoren und smarte Systeme effizient über Mobilfunk kommunizieren können. Smart-Building-Anwendungen – z.B. vernetzte Sensoren für Energie, Sicherheit, Raumklima – lassen sich per 5G vernetzen, wenn WLAN oder Verkabelung nicht praktikabel sind. Zudem kann 5G als Ersatz dienen, wo kein Kabel liegt: Manche Unternehmen nutzen 5G als primäre Internetanbindung für neue Standorte, wo kein Glasfaser vorhanden ist (Stichwort FWA – Fixed Wireless Access). So gesehen erhöht 5G die Standortunabhängigkeit digitaler Prozesse.

• Effizienzgewinne: Durch die Leistungsfähigkeit von 5G können bestehende Prozesse effizienter gestaltet werden.

• Ein Beispiel ist die VoIP-Telefonie über 5G: Die hohe Datenrate und geringe Latenz erlauben mehr gleichzeitige Gespräche in besserer Qualität, ohne zusätzliche Infrastruktur. Laut einer Analyse kann 5G die betrieblichen Kosten senken, da es Downtime minimiert und mehr Sprachtraffic über dasselbe Netz abwickeln kann – teure dedizierte Telefonleitungen werden obsolet. Auch die Wartung von verteilten Standorten kann effizienter werden: Techniker können dank 5G vor Ort Video-Support in Echtzeit erhalten oder remote Maschinen überwachen (Stichwort Augmented Reality für Fernsupport).

• Software-defined Networking (SDN) und SD-WAN sind ebenfalls bedeutende Digitalisierungstreiber. Im Kern geht es darum, Netzwerke durch Softwaresteuerung agiler und intelligenter zu machen. Für Unternehmen mit vielen Standorten bietet SD-WAN z.B. die Möglichkeit, dynamisches Load Balancing über mehrere Verbindungen umzusetzen: Der Datenverkehr wird je nach Auslastung, Leitungskosten oder Priorität in Echtzeit über verschiedene Pfade geschickt. So kann ein SD-WAN-Router etwa kostengünstige Breitband-Internetleitungen mit einer 4G/5G-Funkstrecke kombinieren und kritische Anwendungen priorisieren. Bei Leitungsausfall übernimmt automatisch der alternative Pfad – Failover in Millisekunden. Aus FM-Sicht ermöglicht SD-WAN eine kostenoptimierte Standortvernetzung: Günstige Massenbreitbandanschlüsse werden durch smarte Steuerung so zuverlässig wie teurere MPLS-Leitungen gemacht. Zudem verringert sich der Bedarf, teure Überkapazitäten vorzuhalten, da das Netz sich adaptiv dem Verkehr anpasst.

• Network Functions Virtualization (NFV) ist ein verwandtes Konzept: Früher hardwaregebundene Funktionen (etwa Firewalls, Router, PBX) werden virtuell in der Cloud bereitgestellt. Dadurch kann ein Großteil der Kommunikationsinfrastruktur als Software laufen – was die Abhängigkeit von spezieller Hardware im Gebäude mindert. Für FM heißt das wiederum: Weniger dedizierte Kästen im Technikraum, mehr virtuelle Dienste, die flexibel skaliert werden können.

• Digitalisierungspotenzial zusammengefasst: Durch VoIP und Cloud werden fixe Telekommunikationsstrukturen entmaterialisiert, Kosten sinken und die Kommunikation wird standortunabhängiger. 5G und SDN erhöhen die Leistungsfähigkeit und Flexibilität der Netze dramatisch – was neue Geschäftsprozesse ermöglicht (z.B. IoT in Echtzeit, mobile Workflows) und bestehende effizienter macht. Für das Facility Management bedeutet dies, stets auf dem Laufenden der Technik zu bleiben und Neuerungen gezielt zu implementieren, wo sie Mehrwert bringen. Wichtig ist ein ganzheitlicher Blick: Digitalisierung ist kein Seblstzweck – sie muss in Kosten-Nutzen-Verhältnissen bewertet werden. So mag 5G fantastische Möglichkeiten bieten, aber vielleicht genügt für ein Verwaltungsgebäude auch WLAN und Glasfaser vollkommen. Oder eine Cloud-Telefonie-Lösung kann Kosten sparen, bringt aber nur dann wirklich Nutzen, wenn die Internetanbindung hochverfügbar und genügend bandbreitig ist (denn ohne Netz kein Telefon). FM-Entscheider sollten daher eng mit IT-Leitung und Nutzern zusammenarbeiten, um Digitalisierungsinvestitionen zielgerichtet einzusetzen. Richtig angewandt, lassen sich beträchtliche Effizienzgewinne heben und die Zukunftsfähigkeit der Kommunikationsinfrastruktur sichern.

• Die Planung, Beschaffung, Nutzung und Außerbetriebnahme von technischen Systemen wird im Lifecycle-Management zusammengefasst. Im Kontext Telekommunikation und Facility Management ist ein durchdachtes Lifecycle-Management essenziell, um Kosten über den gesamten Lebenszyklus zu minimieren und betriebliche Risiken zu steuern. Anders gesagt: Wann und wie oft tauscht man z.B. eine Telefonanlage oder Netzwerkinfrastruktur aus? Wie verlängert man die Nutzungsdauer von Geräten optimal, ohne Verlässlichkeit und Sicherheit zu gefährden? Und wie werden Altgeräte umweltgerecht entsorgt oder recycelt?

• Ein systematisches Lifecycle-Management beginnt bereits vor der Anschaffung neuer Telekommunikationssysteme. Es gilt, Planungshorizonte festzulegen: Ein neuer Switch etwa hat typischerweise ~5 Jahre Lebensdauer, ein Smartphone für Mitarbeiter vielleicht 3 Jahre, eine Gebäudeverkabelung 15–20 Jahre. Diese Zeiträume sollten bei Investitionsentscheidungen berücksichtigt werden. Total Cost of Ownership (TCO)-Berechnungen helfen, nicht nur Anschaffungskosten, sondern auch Betriebskosten (Strom, Wartung, Lizenzen) und Wechselkosten (Migration, Entsorgung) einzupreisen. Ein häufiger Fehler ist, nur den Kaufpreis zu sehen – dabei können z.B. die Stromkosten eines unterbrechungsfreien Stromversorgungsmoduls über 10 Jahre den Anschaffungspreis übersteigen. Hier zahlt sich die Auswahl energieeffizienter Komponenten doppelt aus: Sie senken laufende Betriebsausgaben und unterstützen Nachhaltigkeitsziele, indem sie weniger Strom verbrauchen und Abwärme produzieren.

• Während der Nutzungsphase sollte eine laufende Überwachung der Systeme erfolgen, um den Gesundheitszustand zu prüfen. Kennzahlen wie Mean Time Between Failures (MTBF) von Komponenten oder die Störungsanzahl pro Quartal geben Hinweise, ob ein System das Ende seines Lebenszyklus erreicht. Ein deutliches Warnsignal ist, wenn die Wartungs- und Reparaturkosten überproportional steigen. Spätestens dann muss im Lifecycle-Plan vorgesehen sein, Ersatz zu beschaffen. Ins Lifecycle-Management gehört auch, die Herstellerankündigungen im Blick zu behalten: Wann endet z.B. der Support für die eingesetzte Telefoniesoftware? Gibt es End-of-Life-Termine für Hardwaremodelle? In großen Umgebungen führen professionelle Asset-Management-Systeme eine Inventarliste mit solchen Daten, um rechtzeitig zu agieren.

• Ein wichtiger Baustein ist die Garantie- und Vertragspolitik. Während der ersten x Jahre (oft 1–3 Jahre) hat man Herstellergarantie, die im Kauf enthalten ist. Danach schließen viele Organisationen Wartungsverträge oder Garantieverlängerungen ab. Hier gilt es abzuwägen: Ab einem gewissen Alter kann es günstiger sein, das Gerät zu ersetzen, als noch eine teure Verlängerung einzugehen. Hersteller bieten z.B. für Netzwerkswitches häufig Support Extensions an – aber die Kosten dafür im 6. oder 7. Jahr stehen oft in keinem guten Verhältnis zum Zeitwert des Geräts. Das Lifecycle-Management sollte daher Entscheidungsregeln enthalten, wann ein Technologiewechsel vorgenommen wird. Beispiel: „Tausche alle Router nach 5 Jahren aus oder wenn Support-Ende erreicht ist, je nachdem was zuerst eintritt.“ Dadurch vermeidet man, dass kritische Infrastruktur in die Phase kommt, wo ungeplante Ausfälle häufen und Security-Patches ausbleiben.

• Eine besondere Facette im FM-Umfeld ist das Lifecycle-Management von gebäudetechnischen Telekommunikationssystemen – z.B. hausinterne Telefonverkabelungen, DECT-Anlagen, Beschallungs- und Alarmierungssysteme. Diese sind oft eng mit der Gebäudelebensdauer verknüpft. Ein Gewerbebau wird vielleicht 30–50 Jahre genutzt; in diesem Zeitraum ändern sich die Kommunikationsanforderungen massiv (man denke 50 Jahre zurück: Wählscheibentelefone vs. heute vollvernetzte IP-Systeme). Daher sollten bei Renovierungen oder Mieterwechseln auch die Kommunikationssysteme überprüft werden. Im Idealfall fließt das TK-Lifecycle-Management ins Gebäude-Lifecycle-Management ein. Beispielsweise könnte man in einem Bürocampus alle 10 Jahre die aktive Netzwerkkomponente tauschen, während die strukturierte Verkabelung vielleicht 20 Jahre hält. Solche Planungen verhindern „böse Überraschungen“, wenn plötzlich ein Mieter Gigabit-Anbindungen benötigt, das Gebäude aber nur Cat5-Kabel hat.

• Risikomanagement ist ebenfalls Teil des Lifecycle-Ansatzes. Alte Telekommunikationssysteme bergen Risiken: Ausfallrisiko, Inkompatibilität mit neuen Technologien, Sicherheitslücken (weil Updates nicht mehr verfügbar) usw. Diese Risiken steigen typischerweise am Lebenszyklusende stark an. Durch vorausschauendes Ersetzen kann man diese Risiken minimieren. Unternehmen, die ein aktives Lifecycle-Management betreiben, berichten von weniger Störfällen und Downtime sowie geringeren Gesamtbetriebskosten, weil man teure Notfalleinsätze vermeidet und planbare Investitionen tätigt. Darüber hinaus gibt es einen positiven Nachhaltigkeitseffekt: Wer die Lebensdauer von Hardware optimal nutzt, aber auch rechtzeitig erneuert, kann überflüssigen Elektronikschrott vermeiden und durch neue Geräte energieeffizienter arbeiten. Und ausgemusterte, aber noch funktionstüchtige Geräte können ggf. weiterverkauft oder gespendet werden, statt verschrottet – das gehört ebenfalls in eine nachhaltige Lifecycle-Planung.

• Ein systematisches Lifecycle-Management der Telekommunikationssysteme trägt dazu bei, Kosten zu senken, Ausfallsicherheit zu erhöhen und Nachhaltigkeit zu fördern. Organisationen, die hier Best Practices umsetzen, reduzieren ihre Hardware- und Wartungskosten signifikant, minimieren Downtime und verbessern die IT-Effizienz insgesamt. Zudem bleiben sie sicherheitstechnisch auf der Höhe (keine veralteten ungepatchten Systeme) und leisten einen Beitrag zur Umwelt, indem sie Elektronikschrott reduzieren und energieeffiziente neue Technik einsetzen. Für FM-Verantwortliche bedeutet das, eng mit der IT-Abteilung zusammenzuarbeiten und bereits in der Planungsphase von Gebäuden oder Mietflächen an die künftigen Kommunikationsbedürfnisse und Technologiewechsel zu denken. So werden sowohl die physischen als auch die digitalen Lebenszyklen optimal aufeinander abgestimmt.

• Bei der Wahl von Unternehmensstandorten und der Entwicklung von Immobilienstrategien spielt die Verfügbarkeit leistungsfähiger Telekommunikation eine immer größere Rolle. Breitband-Internet und Mobilfunkempfang sind heute so wichtig wie klassische Infrastrukturanschlüsse (Strom, Wasser) – in manchen Branchen sogar der entscheidende Standortfaktor. Tatsächlich wird ein schneller Internetzugang von Unternehmen seit Jahren als Standortfaktor Nummer Eins genannt. In Umfragen der Industrie- und Handelskammern gaben Firmen an, dass die Breitbandverfügbarkeit für sie wichtiger sei als etwa Nähe zu Lieferanten oder Autobahnen.

• Dies verdeutlicht: Ohne geeignete Telekom-Infrastruktur kann ein Standort die Anforderungen moderner Betriebe nicht erfüllen.

• Planung neuer Standorte: Bereits in der Planungsphase – sei es für einen Neubau, die Anmietung einer Fläche oder die Erschließung eines Gewerbegebiets – müssen FM-Verantwortliche die Telekommunikationsbedürfnisse definieren. Dazu gehören die Fragen: Wie viel Bandbreite wird vor Ort benötigt (heute und in Zukunft)? Gibt es Glasfaseranschlüsse in der Nähe oder zumindest leistungsfähiges VDSL/Kabel? Welche Mobilfunknetze (4G/5G) sind am Standort verfügbar, mit welcher Qualität? Gerade bei Neubauprojekten in peripheren Lagen kann es passieren, dass zwar das Gebäude steht, aber kein Carrier schnelles Internet liefern kann – solche Fehler gilt es durch frühzeitige Recherche zu vermeiden. Tools wie der Breitbandatlas (in Deutschland) zeigen die verfügbare Netzabdeckung je Adresse und können Hinweise geben, ob Anbieter bereits leistungsfähige Anschlüsse bieten.

• Falls nicht, müssen Alternativen bedacht werden: Übergangslösungen wie LTE/5G-Funkstrecken oder sogar Satelliten-Internet (z.B. Starlink) können temporär überbrücken. Strategisch sollte man Standorte bevorzugen, die connectivity-ready sind – also mindestens einen, besser mehrere Provider mit Hochgeschwindigkeitsnetzen vor Ort haben.

• Infrastruktur im Gebäude: Die Standortplanung umfasst auch die gebäudeinterne Infrastruktur.

• Gesetzliche Vorgaben machen hier einen Rahmen: In Deutschland z.B. schreibt §145 TKG vor, dass Neu- und umfangreich renovierte Gebäude mit passiver Inhaus-Netzinfrastruktur für sehr hohe Kapazitäten (i.d.R. Glasfaser bis zum Netzabschluss) auszustatten sind. Ein solcher Zugangspunkt im Gebäude erleichtert es jedem Netzbetreiber, die Endkunden (Firmen oder Mieter) anzuschließen. Für den FM-Manager bedeutet dies, bei Neubauten unbedingt entsprechende Leerrohre, Verkabelungen und Hausanschlüsse einzuplanen. Inhouse-Mobilfunkversorgung ist ein weiterer Punkt: Stahlbetonbauten oder energieeffiziente Fenster können den Handyempfang dämpfen – größere Objekte wie Krankenhäuser, Tiefgaragen oder Einkaufszentren benötigen unter Umständen Mobilfunk-Inhaus-Systeme (Distributed Antenna Systems, Repeater), um vollen Empfang sicherzustellen. Bei der Standortplanung sollte man evaluieren, ob der Bedarf an so einer Lösung besteht, etwa wenn viele Nutzer innerhalb des Gebäudes mobil telefonieren oder wenn das Gebäude für Einsatzkräfte (BOS-Funk) ausgerüstet sein muss.

• Strategische Überlegungen: Unterschiedliche Standorte bringen unterschiedliche Telekommunikationskosten mit sich. In Stadtzentren gibt es oft mehrere Glasfaseranbieter, was zu günstigeren Konditionen führen kann. In ländlichen Gegenden hingegen hat man evtl. nur einen lokalen Anbieter; hier könnten höhere Preise und geringere Bandbreiten die Folge sein. Diese Faktoren fließen in Cost-Benefit-Analysen von Standortalternativen ein. Immer häufiger findet man daher in Standort-Steckbriefen von Immobilien auch Angaben zur IT-Versorgung (z.B. „Glasfaser bis 10 Gbit verfügbar, 5G Outdoor vorhanden“). Es entwickeln sich sogar Zertifizierungen wie WiredScore, die Gebäude nach ihrer digitalen Infrastruktur bewerten – ein Indikator dafür, dass Immobilien mit guter Telekom-Infrastruktur auch einen Marketing- und Wertvorteil haben.

• Bei der strategischen Standortwahl müssen auch zukünftige Entwicklungen antizipiert werden. Beispielsweise: Plant man einen Standort in einer Region, die aktuell nur 50 Mbit/s bietet, aber in 2 Jahren ausgebaut wird? Hier lohnt ein Blick auf die Ausbauplanungen von Kommunen und Providern. Falls ein Unternehmen auf extrem zuverlässige Verbindungen angewiesen ist (z.B. Rechenzentrum, Call-Center), sollte man Standorte in der Nähe von Netzknoten oder mit redundanter Zuführung bevorzugen. Außerdem sollte man prüfen, ob der Standort im Versorgungsbereich von mehreren Mobilfunkmasten liegt – Ausfallszenario: fällt ein Mast aus, bleibt idealerweise ein Signal eines anderen Betreibers empfangbar. Solche Überlegungen sind Teil des Risikomanagements bei der Standortwahl.

• Standortkonzentration vs. -verteilung: Die Telekommunikationsinfrastruktur beeinflusst auch Entscheidungen wie Zentralisierung oder Dezentralisierung von Arbeitsplätzen. Durch die Digitalisierung und Home-Office-Möglichkeiten ist man weniger gezwungen, alle Mitarbeiter an einem Ort zu haben. Einige Firmen entscheiden sich, kleinere Hubs in günstigen Regionen einzurichten und via VPN/Cloud zu verbinden, statt in einer teuren Metropole alle an einem Campus zu halten. Hier kann eine Rechnung aufgemacht werden: Günstige Mieten vs. eventuell schlechtere Konnektivität. Wenn z.B. ein ländlicher Standort zwar billige Miete hat, aber nur per Richtfunk mit 100 Mbit angebunden werden kann, während der City-Standort teurer ist, aber 10 Gbit-Leitungen bietet – je nach Geschäftsmodell kippt die Entscheidung in die eine oder andere Richtung.

• Implikationen für FM: Facility Manager sollten sich in Entscheidungsprozesse der Standortwahl früh einbringen, um die Telekommunikationsperspektive zu vertreten. Ein Worst-Case wäre, ein topmodernes Werk zu eröffnen, das dann jedoch keine ausreichende Datenanbindung hat – Produktionsausfälle oder Behinderungen digitaler Prozesse wären die Folge.

• Umgekehrt kann eine smarte Standortwahl die Firma nach vorne bringen: Regionen mit bereits vorhandener Gigabit-Infrastruktur ermöglichen Innovationen wie Industrie 4.0 oder Telemedizin, die andernorts gar nicht umsetzbar wären. Zudem sind Unternehmen an Standorten mit schwacher Anbindung im Wettbewerb benachteiligt, wenn anderswo digitale Geschäftsmodelle schneller umgesetzt werden können. Die Politik hat darauf reagiert und fördert Breitbandausbau, dennoch gibt es noch weiße Flecken.

• Es ist die Telekommunikationsverfügbarkeit ein kritischer Bestandteil der Standortplanung im FM. Schnelles Internet und gute Mobilfunkversorgung gelten als unverzichtbare Infrastruktur – „ohne Breitband kein Business“. Das strategische Planen umfasst daher: Verfügbarkeiten prüfen, gesetzliche Ausbauziele kennen (z.B. Gigabit-Strategie der Bundesregierung bis 2025), Fördermöglichkeiten nutzen, mit Providern frühzeitig sprechen und Gebäude intern optimal vorbereiten. Ein erfolgreiches FM sorgt dafür, dass die Gebäude „digital-ready“ sind und der gewählte Standort den digitalen Anforderungen der Unternehmensstrategie gewachsen ist.

• Industrie (Produktion & Logistik): In industriellen Umgebungen spielt zuverlässige Kommunikation für Produktionssteuerung und Supply Chain eine enorme Rolle. Fabriken im Zuge von Industrie 4.0 sind voller vernetzter Maschinen, Sensoren und Fahrzeuge. Diese benötigen oft echtzeitfähige Netzwerke zur Synchronisation. Latenz und Ausfallsicherheit sind hier kritische Faktoren – Maschinenausfälle durch Netzprobleme können teuer werden. Daher investieren viele Industrieunternehmen in dedizierte Netze, z.B. eigene Glasfaser-Ringleitungen innerhalb großer Werke oder neuerdings Private 5G-Campusnetze. Letztere erlauben es, autonome Transportfahrzeuge, Robotik oder AR-Brillen für Mitarbeiter drahtlos einzubinden, ohne ein WLAN zu überlasten. Ein weiteres Merkmal ist, dass Industriebetriebe oft dezentrale Standorte (Werke, Lager) haben, teils in ländlichen Regionen. Die Breitbandanbindung solcher Standorte entscheidet mit über deren Zukunftsfähigkeit: Hochautomatisierte Prozesse und Cloud-Anbindung von Produktionsdaten erfordern Gigabit-Leitungen. Ist diese nicht vorhanden, muss das Unternehmen ggf. selbst in Richtfunkstrecken o.ä. investieren oder Standortentscheidungen entsprechend treffen. Auch physische Robustheit ist Thema: In rauen Industrieumgebungen müssen Kabel und Geräte robust gegen Staub, Hitze, elektromagnetische Störungen sein. FM muss hier mit speziellen Lösungen (Industrie-Switches, geschirmte Leitungen) arbeiten.

• Gesundheitswesen (Krankenhäuser, Kliniken): Die Gesundheitsbranche stellt extrem hohe Anforderungen an Kommunikationsqualität und -sicherheit. Kliniken etwa benötigen eine unterbrechungsfreie, sichere und leistungsstarke Mobilfunk- und Datennetz-Versorgung, um digitale Patientenakten, vernetzte Medizingeräte und Notfallkommunikation zuverlässig nutzen zu können. Die Patientensicherheit hängt direkt davon ab, dass Ärzte, Pflege und Rettungsdienste jederzeit kommunizieren können – seien es Notrufe, Telekonsile oder die Steuerung von Infusionspumpen über WLAN/5G. In Krankenhäusern kommen noch besondere bauliche Herausforderungen hinzu: Abschirmende Materialien, komplexe Gebäudestrukturen – hier muss oft mit Inhouse-Mobilfunksystemen gearbeitet werden, um in jedem OP-Saal Empfang zu garantieren. Gleichzeitig dürfen diese Systeme Medizingeräte nicht stören – EMV-Verträglichkeit und Frequenzkoordination sind kritisch. Ein weiterer Punkt im Gesundheitswesen ist die Telematik-Infrastruktur: In Deutschland z.B. müssen alle Leistungserbringer an die gesicherte Gesundheits-Datenautobahn (gematik) angebunden sein. Das erfordert spezielle Hardware (Konnektoren) und hochverfügbare Leitungen. Hinzu kommen Datenschutzanforderungen (Patientendaten sind hochsensibel) – die Telekommunikationssysteme müssen also höchsten Sicherheitsstandards genügen, Verschlüsselung und Zugriffsmanagement sind Pflicht. Der Betrieb von TK-Infrastruktur in Kliniken erfolgt oft 24/7 durch eigene Technik-Teams oder ausgelagerte Managed Services, um schnelle Reaktion bei Störungen sicherzustellen. Neben der klinischen Kommunikation darf man administrative Aspekte nicht vergessen: Auch die Krankenhausverwaltung, Abrechnung etc. sind heute IT-gestützt; stabile Netze ermöglichen effizientere Abläufe bis hin zur Integration smarter Gebäudetechnik (z.B. IoT-Sensoren zur Patientenüberwachung oder Gebäudeautomation). Zusammengefasst hat das Gesundheitswesen einen sehr hohen Anspruch an Ausfallsicherheit und Qualität, da Menschenleben abhängen können. Jede Investition in robuste Netze und Redundanzen ist hier gut begründet.

• Immobilienwirtschaft (Gewerbeimmobilien, Smart Buildings): In der Immobilienbranche und im Facility Management selbst (als Dienstleistungsbranche) liegt der Fokus häufig darauf, Gebäudenutzern eine optimale Infrastruktur bereitzustellen. Für Büroimmobilien, Shopping Malls oder Wohnanlagen wird Konnektivität zum Vermietungsargument. Mieter fragen nach Fiber to the Office, wünschen flexibles WLAN im Gebäude oder erwarten, dass sie zwischen mehreren Anbietern wählen können. FM-Verantwortliche arbeiten daher oft eng mit Providern zusammen, um Gebäude zu erschließen. Beispielsweise kann der Eigentümer einen Glasfaser-Backbone im Haus vorverlegen, damit Provider nur noch ihr Kabel im Keller patchen müssen. Auch werden vermehrt neutrale Host-Systeme installiert – etwa Distributed Antenna Systems, die das Signal aller Mobilfunkbetreiber im Gebäude verstärken, um guten Handyempfang zu gewährleisten (wichtig in großen Gebäuden oder solchen mit dämpfender Verglasung). Smart Building-Technologien sind ein weiterer Faktor: Moderne Gebäude sind mit Sensoren (Licht, Klima, Bewegung) und Aktoren (Steuerungen für Lüftung, Zutritt etc.) ausgestattet, die vielfach über IP-Netze kommunizieren. Die Convergenz von IT und Gebäudetechnik erfordert, dass FM die IT-Infrastruktur integrativ mitdenkt. Außerdem können Immobilienbetreiber ihren Kunden Zusatzservices anbieten: z.B. ein zentrales Gäste-WLAN, digitale Beschilderung, App-basierte Raumbuchungssysteme – all dies fußt auf einer stabilen Telekommunikationsinfrastruktur. Kostenaspekte in der Immobilienbranche: Oft werden TK-Kosten (für gemeinschaftliches Internet, Backbone) in Nebenkosten umgelegt. Hier lohnt ein Blick auf Energieverbrauch: Netzwerk-Technik kann beträchtlichen Strom benötigen (Rechenzentren in DE ~16 TWh/a, TK-Netze ~7 TWh/a). Ein energieeffizientes Konzept (Abschalten ungenutzter Ports, Einsatz stromsparender Switches) senkt Betriebskosten und ist verkaufsfördernd im Sinne „Green Building“. Insgesamt richtet die Immobilienbranche ihren Blick stark auf Digitalisierungsmaßnahmen, um Gebäude attraktiver und effizienter zu machen – was in vielen Fällen robustes Internet als Grundvoraussetzung hat.

• Verwaltung und öffentliche Hand: Behörden und Verwaltungen haben oft einen Nachholbedarf in der Digitalisierung, gleichzeitig aber spezifische Anforderungen. Viele Behörden nutzen geschlossene Verwaltungsnetze (z.B. das Netz des Bundes, NDV), die aus Sicherheitsgründen abgeschottet sind. Das kann bedeuten, dass an einem Standort besondere Anschlüsse gelegt werden müssen (z.B. SINA-Boxen, verschlüsselte Leitungen ins Behördennetz) – eine Herausforderung für FM, diese trusted Infrastrukturen mit allgemeiner IT zu koordinieren. Zudem unterliegen öffentliche Einrichtungen strikten Datenschutz- und Sicherheitsauflagen (Stichwort VS-NfD Kommunikation etc.), was die Auswahl von TK-Diensten beeinflusst. Cloud-Dienste werden hier zögerlicher angenommen, oft sind On-Premises-Lösungen oder deutsche/europäische Cloud-Anbieter vorgeschrieben. Kostendruck ist in Verwaltungen ständig präsent; Maßnahmen wie ein behördliches Telekommunikationsmanagement zielen darauf ab, alle Anschlüsse zu inventarisieren und gemeinschaftliche Ausschreibungen zu machen (z.B. Behörden in einer Region bündeln ihre Telefonieausschreibung). Beschaffungsprozesse können allerdings langsam sein (Vergaberecht), sodass technischer Fortschritt manchmal verzögert Einzug hält. Gleichzeitig hat die öffentliche Hand Programme wie Onlinezugangsgesetz (OZG), die sie zwingen, digitale Services anzubieten – was wiederum leistungsfähige Netze intern voraussetzt. Ein Problemfeld in Verwaltungen ist oft die historisch gewachsene Infrastruktur: Viele Dienststellen haben Insellösungen, alte TK-Anlagen etc. – hier ist die Harmonisierung mühsam. FM-Leiter in z.B. kommunalen Verwaltungen müssen darauf achten, dass in allen Liegenschaften wenigstens Basisdienste verfügbar sind (ein rechtlicher Anspruch auf Telefon/Internet ist ja inzwischen verankert, siehe Abschnitt 7) und Bürgerdienste (Bürgerservicecenter, Notrufnummern) zuverlässig funktionieren. Zunehmend relevant ist auch die Krisen- und Notfallkommunikation: Behördenstandorte brauchen Notfallkonzepte für Stromausfälle (Notstrom für Router, eventuell Satellitentelefone für Krisenstäbe etc.).

• Andere Branchen weisen weitere Besonderheiten auf – z.B. Finanzsektor (extrem hohe Anforderungen an Ausfallsicherheit und Latenz, z.B. für Börsenhandel; oft redundante Leitungen zwischen Rechenzentren in verschiedenen Städten) oder Energiewirtschaft (kritische Infrastruktur, z.T. eigene Kommunikationsnetze, um die Energieversorgung zu steuern). Wichtig ist: Branchenspezifische Prozesse diktieren die Anforderungen. Facility Manager sollten die Kernprozesse „ihres“ Unternehmens gut verstehen, um entsprechende Telekommunikationslösungen bereitzustellen. So benötigt ein E-Commerce-Unternehmen vielleicht top Internetanbindung und Call-Center-Telefonie, während für ein Forschungsinstitut globale Videokonferenz-Performance im Vordergrund steht.

• In der Praxis haben sich für verschiedene Branchen Best Practices etabliert: Krankenhäuser investieren in flächendeckendes WLAN/5G für Telemetrie, Industrieunternehmen setzen auf robuste lokale Netze und Edge-Computing, Immobilienverwalter lassen Gebäude zertifizieren (z.B. WiredScore), Verwaltungen kooperieren mit zentralen IT-Dienstleistern (kommunale Rechenzentren). Diese Unterschiede zeigen, dass es keine Einheitslösung gibt – Telekommunikationsmanagement muss branchengerecht maßgeschneidert werden. FM-Verantwortliche fungieren hier als Übersetzer zwischen den technologischen Möglichkeiten und den spezifischen Anforderungen der jeweiligen Branche.

• Die Telekommunikationsinfrastruktur und -kosten unterliegen einem umfangreichen regulatorischen Rahmen, der sowohl auf nationaler Ebene (in Deutschland durch das Telekommunikationsgesetz, TKG) als auch auf europäischer Ebene (durch EU-Verordnungen und Richtlinien, etwa den Europäischen Kodex für elektronische Kommunikation) gesetzt wird. Für Unternehmen und Facility Manager sind bestimmte regulatorische Aspekte relevant, die Einfluss auf Planung und Betrieb der Telekommunikation haben.

• Wettbewerb und Marktregulierung: Das Telekommunikationsgesetz (TKG) in Deutschland hat den Zweck, durch technologieneutrale Regulierung Wettbewerb zu fördern und leistungsfähige Telekommunikationsinfrastrukturen bereitzustellen. Praktisch profitieren Unternehmen davon in Form von Auswahl zwischen verschiedenen Anbietern, Portierbarkeit von Rufnummern und zunehmend auch durch fallende Preise in wettbewerbsintensiven Bereichen (z.B. Datenleitungen). Die Bundesnetzagentur (BNetzA) als Regulierer setzt z.B. Entgelte für Zusammenschaltung und Endkundenschutz. Für Firmenkunden sind indirekt z.B. folgende Regelungen wichtig: Entbündelung der Teilnehmeranschlussleitung (ermöglicht alternativen Anbietern Zugang zur „letzten Meile“), virtuelle Vorleistungsprodukte (z.B. Bitstrom-Zugang) – all das hat den Markt belebt. Im Festnetzbereich führte dies zu einer guten Verfügbarkeit von Breitband (95% der Haushalte haben ≥50 Mbit/s, ≥90% haben ≥100 Mbit/s laut BNetzA) – wenn auch Unternehmen oft höhere Ansprüche haben als der Durchschnittshaushalt. Im Mobilfunk wurden durch EU-Regeln u.a. die Roaming-Gebühren abgeschafft, was für international tätige Firmen enorme Kosteneinsparungen im Auslandseinsatz brachte.

• Universaldienst und Mindestversorgung: Neu in der Regulierung (seit TKG-Novelle 2021) ist ein Rechtsanspruch auf Telekommunikationsversorgung. Jeder Bürger und auch Unternehmen am Geschäftssitz haben Anspruch auf einen angemessenen Internetzugangsdienst und Sprachdienst. Die konkrete Ausgestaltung der „angemessenen“ Geschwindigkeit wird regelmäßig per Verordnung festgelegt – aktuell sind es mindestens 15 Mbit/s im Download und 5 Mbit/s Upload bei max. 150 ms Latenz. Dieser Universaldienst stellt sicher, dass auch in abgelegenen Gebieten ein Basisanschluss verfügbar sein muss – notfalls durch Verpflichtung eines Anbieters durch die BNetzA. Für Unternehmen bedeutet dies zwar keine Gigabit-Garantie, aber zumindest die Sicherheit, nicht völlig ohne Anschluss dazustehen. In der Praxis könnten so z.B. im Funkloch gelegene Standorte per Satellit angebunden werden, falls kein anderer Weg besteht – und man hat einen Rechtshebel, dies einzufordern. Die Anforderungen des Geschäftslebens (Stichwort Industrie 4.0, Cloud-Services) übersteigen diese Mindeststandards allerdings meist deutlich – dennoch ist das Bewusstsein gewachsen, dass Telekommunikation Daseinsvorsorge ist, vergleichbar mit Wasser oder Strom.

• Gebäude und Wegerechte: Für das Facility Management hochrelevant sind regulatorische Bestimmungen zu Infrastruktur in Gebäuden und Zugang für Netzbetreiber. § 145 TKG verpflichtet Neubauten und kernsanierte Gebäude mit Anschlüssen für Endnutzer, passive Netzinfrastruktur für sehr hochkapazitäre Netze (z.B. Glasfaser) bis zu den Netzabschlusspunkten vorzusehen, inklusive eines Zugangspunkts dafür. Das heißt, beim Bau muss eine zukunftssichere Verkabelung eingeplant werden – praktisch meist Leerohr und Glasfaserverkabelung in der Steigzone. Außerdem regelt das TKG, dass Betreiber öffentlicher TK-Netze das Recht haben, ihr Netz in den Räumen des Endnutzers zu terminieren (mit Zustimmung) und vorhandene gebäudeinterne Netze mitzunutzen. Eigentümer vorhandener Netzinfrastruktur im Gebäude müssen zumutbaren Mitnutzungsanträgen stattgeben, um Doppelinfrastrukturen zu vermeiden. Für FM heißt das konkret: Vermieter können einem Provider nicht einfach verbieten, einen Mieter anzuschließen; umgekehrt muss aber der Provider nach Möglichkeit vorhandene Kabel nutzen statt wild neue zu verlegen. Diese Regelungen erleichtern Mietern den Zugang zu Wettbewerb und verhindern bauliche Mehrfacherschließungen. Als FM-Verantwortlicher sollte man daher proaktiv ein Konzept haben, wie mehrere Anbieter ins Haus kommen (z.B. einen Hausanschlussraum mit Kabelkanälen nach draußen bereitstellen). Gleichzeitig kann man Mietern mit einem „fertig verkabelten“ Gebäude einen Vorteil bieten.

• Sicherheitsauflagen: Das TKG und zugehörige Verordnungen enthalten Vorgaben zur Sicherheit von Netzen und Diensten (§§ 165 ff. TKG). Betreiber kritischer Infrastruktur im TK-Bereich (z.B. große Rechenzentren, Telekom-Provider) müssen hohe Standards einhalten. Für normale Unternehmen relevant sind insbesondere die Notruf-Regelungen: Bei VoIP-Anlagen muss z.B. sichergestellt sein, dass ein Notruf die zuständige Rettungsleitstelle erreicht und eine Standortinformation verfügbar ist (in DE durch Notrufverordnung geregelt). Wer im FM z.B. eine zentrale IP-Telefonanlage für viele Standorte betreibt, muss technisch lösen, dass 112-Anrufe mit der richtigen Adresse gemeldet werden. Auch sollten Notrufe ohne Anmeldung möglich sein (z.B. ein Telefon muss auch ohne vorherige PIN noch Notruf erlauben). Dies sind Details, die aber unter Compliance fallen.

• Datenschutz und Überwachung: Im Telekommunikationsbereich gilt das Fernmeldegeheimnis – Inhaber von Telekommunikationsanlagen (auch Unternehmen, die z.B. ihren Mitarbeitern Internet/Telefon bereitstellen) dürfen Kommunikation nicht abhören oder aufzeichnen, außer es gibt gesetzliche Grundlagen (z.B. Einwilligung, gesetzliche Pflicht). Firmeninterne Call Recording-Lösungen für Kundengespräche etwa bedürfen strenger Kontrolle (Einwilligung der Beteiligten, definierte Löschfristen laut DSGVO etc.). Zudem regelt die TK-Überwachungsverordnung, dass öffentliche TK-Betreiber behördliche Abhörmaßnahmen unterstützen müssen. Für ein normales Unternehmen trifft das nur zu, wenn es als Betreiber einer Sprachkommunikationsanlage gilt und öffentliche Sprachdienste erbringt – meist nicht der Fall. Aber: Sollte ein Unternehmen eigene Telefonanlagen mit Amtsanschluss betreiben, kann es im seltenen Fall einer richterlichen Anordnung aufgefordert werden, Verbindungsdaten bereitzustellen. Hier ist es gut, zu wissen, wie lange solche Daten in der Anlage vorgehalten werden (Stichwort Vorratsdatenspeicherung – die allerdings aktuell ausgesetzt ist in DE). Jedenfalls tangieren Datenschutzgesetze (DSGVO) und Telekommunikationsgesetze (TTDSG in DE) die betriebliche Kommunikation. FM-Leiter müssen eng mit dem Datenschutzbeauftragten und Legal zusammenarbeiten, wenn etwa Gebäude mit Video-Konferenzsystemen ausgestattet werden, die Daten in Drittländer senden, oder wenn öffentliche WLANs im Gebäude angeboten werden (Störerhaftung wurde zwar abgeschafft, aber Nutzertracking ist datenschutzrechtlich relevant).

• Europaweite Rahmenbedingungen: Die EU hat 2018 den European Electronic Communications Code (EECC) verabschiedet, der bis Ende 2020 in nationales Recht umzusetzen war (in DE v.a. TKG 2021). Darin wurden u.a. die oben genannten universellen Versorgungsrechte verankert und Endnutzerrechte gestärkt. Zum Beispiel vereinheitlicht der Kodex Regeln zum Anbieterwechsel, Vertragslaufzeiten, Transparenz der Vertragsbedingungen etc. Für Businesskunden ist z.B. interessant, dass maximale Vertragslaufzeiten und Kündigungsfristen geregelt sind – dies betrifft auch Firmenkundenverträge, die nicht mehr völlig frei gestaltet werden können. Außerdem sieht der EECC „Very High Capacity Networks“-Ziele vor – sprich Förderung von Glasfaser und 5G. Die EU flankiert diese Ziele mit Förderprogrammen (Connecting Europe Broadband Fund etc.) und erleichterten Regeln für Tiefbau (z.B. Mitnutzung von Leerrohren, wie in DE im TKG verankert). Für Unternehmen heißt das langfristig: bessere Verfügbarkeit von Highspeed-Netzen, da politisch gewollt, und tendenziell fallende Preise durch mehr Wettbewerb (z.B. City Carrier, neue Funktechnologien).

• Ein weiterer Punkt ist die Regulatorik rund um Frequenzen und Funk in Gebäuden: Wenn z.B. ein Unternehmen ein eigenes 5G-Campusnetz will, muss es eine lokale Frequenz beantragen. In DE vergibt die BNetzA solche Lizenzen im 3,7–3,8 GHz Bereich. Das ist rechtlich neu und Teil der Strategie, Industrie Zugang zu Spektrum zu ermöglichen. FM muss hier mit Ingenieuren zusammenarbeiten, um Genehmigungen einzuholen und ggf. auch EMVU-Prüfungen (elektromagnetische Unverträglichkeit) im Gebäude vorzunehmen, wenn man eigene Sender aufstellt.

• Gebäudeverkabelungspflicht: Neubauten brauchen passive hochleistungsfähige TK-Infrastruktur.

• Recht auf Anschluss: Niemand muss ohne Telefon/Internet dastehen – zumindest Minimalversorgung ist einklagbar.

• Wettbewerb sorgt für Angebote: ggf. bewusst mehrere Provider ins Haus lassen (Mitnutzungsregeln beachten).

• Notrufe & Sicherheit: Einrichtungen müssen Notrufe ermöglichen und Datenschutz beachten.

• EU-weite Harmonisierung: erleichtert grenzüberschreitende Dienste (Roam-like-at-home, einheitliche Rufnummern z.B. 112 etc.).

Die Regulatorik entwickelt sich weiter, vor allem in Richtung Gigabit-Gesellschaft und erleichterter Ausbau. So wurde in DE festgelegt, dass TK-Infrastruktur-Ausbau im überragenden öffentlichen Interesse liegt (Novelle 2021), um Genehmigungen zu beschleunigen. Für Unternehmen bedeutet das mittelfristig, dass Fiber-to-the-Building zum Standard wird – worauf man als FM jetzt schon hinarbeiten sollte.

• Um Telekommunikationskosten und -leistungen zu bewerten und zu steuern, bedarf es geeigneter Kennzahlen (KPIs) und eines Vergleichsmaßstabs (Benchmarking). Gerade für Führungskräfte im Facility Management sind klare KPIs hilfreich, um komplexe TK-Themen greifbar und berichtsfähig zu machen. Im Folgenden werden wichtige Kennzahlen erläutert und Ansatzpunkte fürs Benchmarking gegeben.

• Kosten-KPIs: Ein naheliegender KPI ist die Telekommunikationskostensumme pro Jahr – aber als absolute Zahl wenig aussagekräftig, wenn keine Relation gegeben ist. Daher setzt man Kosten ins Verhältnis, z.B. Telekommunikationskosten pro Mitarbeiter oder pro Nutzeranschluss. Studien und Tools zur TK-Optimierung nutzen solche KPIs, um Unternehmen untereinander zu vergleichen. Beispielsweise könnte man feststellen, dass das Unternehmen X Telekom-Kosten pro Mitarbeiter von 300 € jährlich hat, während der Branchendurchschnitt bei 200 € liegt – ein Indiz für mögliches Einsparpotenzial. Ein weiterer wichtiger KPI ist Telekommunikationskosten in % des Umsatzes oder in % der Betriebskosten. Während dieser Wert je nach Branche stark variiert (in einem Call-Center ist er naturgemäß höher als in einer Manufaktur), kann er intern über die Jahre Trends zeigen: Etwa ob die TK-Kosten trotz Wachstum stabil bleiben (Effizienzgewinne) oder überproportional steigen. Manche Firmen setzen auch Kosten pro Kommunikationsminute an (Gesamtkosten geteilt durch Gesamtminuten aller Gespräche), was aber in Zeiten von Flatrates weniger relevant ist.

• Leistungs- und Qualitäts-KPIs: Hier geht es um die Güte der bereitgestellten Dienste. Ein grundlegender KPI ist die Netzverfügbarkeit in Prozent. Große Unternehmen streben meist 99,9% (oder höher) Verfügbarkeit ihrer Kernkommunikationsdienste an. Das entspricht max. ~8 Stunden Ausfall im Jahr. Erreicht wird dies durch Redundanzen und gute Wartung. Ein verwandter KPI ist die Mean Time to Repair (MTTR) – also die durchschnittliche Dauer, um einen aufgetretenen Kommunikationsausfall zu beheben. Viele Service-Level-Vereinbarungen mit Anbietern definieren MTTR-Ziele (z.B. <4 Stunden für Hauptleitungen). Intern lässt sich tracken, ob die SLA-Einhaltung gegeben war oder ob es SLA-Verletzungen gab (und ggfs. Gutschriften). Auch Qualitätskennzahlen wie mittlere Sprachqualität (MoS Score) bei VoIP, durchschnittliche Bandbreite pro Nutzer oder Anteil erfolgreich durchgeführter Telefonkonferenzen ohne Abbruch könnten herangezogen werden. Wichtig sind auch Sicherheits-KPIs: Anzahl der Security Incidents im TK-Bereich, Prozent der Geräte auf aktuellem Patchlevel etc., um die Robustheit im Blick zu haben.

• Nutzungs-KPIs: Ein effektives Kostenmanagement setzt Kenntnis der Nutzung voraus. Daher werden oft Kennzahlen wie Portauslastung (wie viel % der gemieteten Bandbreite werden im Schnitt/Peak genutzt), Sprachkanalauslastung (bei klassischen PBX: wie viel % der Amtsleitungen gleichzeitig im Peak belegt) erhoben. So kann man entscheiden, ob man z.B. unnötig Überkapazität bezahlt oder im Gegenteil Kapazität erweitern muss. Im Mobilfunkbereich ist der Datenverbrauch pro SIM oder die Anzahl der aktiven SIM-Karten ein KPI; es zeigt, ob vielleicht ungenutzte Karten (die dennoch monatlich kosten) im Umlauf sind. Oft finden TEM-Analysen erstaunlich viele „Karte leuchtet, niemand nutzt sie“-Fälle, die abgestellt werden können.

• Benchmarking bedeutet, die eigenen KPI-Werte mit externen oder internen Referenzwerten zu vergleichen. Externes Benchmarking: Es gibt branchenspezifische Vergleichswerte (manchmal veröffentlicht in Studien oder Berichten von Beratungen). Beispielsweise könnte ein Benchmark sein: „Kosten pro LAN-Port im Finanzsektor: 100 € jährlich“. Liegt man signifikant drüber, lohnt Ursachenforschung. Oft werden Benchmarking-Initiativen von Spezialberatungen angeboten, wo teilnehmende Unternehmen anonymisiert ihre Kennzahlen vergleichen können. Internes Benchmarking: Bei Konzernen mit vielen Standorten kann man Standorte untereinander vergleichen. Etwa TK-Kosten pro Mitarbeiter im Werk A vs. Werk B – wenn A deutlich höher ist, obwohl gleiche Prozesse, könnte das an teureren lokalen Tarifen oder ineffizienter Nutzung liegen. Auch das Zeitreihen-Benchmarking (Vergleich über die Zeit) ist sinnvoll: Die KPIs sollten sich in eine gewünschte Richtung bewegen (z.B. Kosten pro Nutzer sinkend dank Optimierung).

• Steuerungs-KPIs: Für das Management werden meist einige Key KPIs definiert, auf die regelmäßig geschaut wird (z.B. in Quartalsreports). Dazu gehören oft: Gesamtkosten vs. Budget (inkl. Forecast fürs Jahr), Einsparsumme durch Optimierungen (z.B. nach einer Vertragsneuverhandlung), Uptime der Kommunikationssysteme (in Stunden oder Prozent), Ticket-Volumen im Telekom-Bereich (wie viele Störungsmeldungen, als Indikator für Probleme), und Nutzerzufriedenheit mit den Kommunikationsdiensten. Letztere wird manchmal via Surveys gemessen (z.B. „Zufrieden mit Telefonkonferenz-System, Schulnote 2,5“ und Ziel ist <2,0).

• Interessant ist auch der KPI zur Effektivität von TEM-Maßnahmen: etwa Verhältnis aus geplanten zu realisierten Einsparungen oder Anzahl gefundener Billing Errors pro Jahr. NPI Financial fand in seiner Analyse, dass Abrechnungsfehler überraschend häufig auftreten – daher ist das konsequente Auditieren von Rechnungen ein Muss. Ein KPI könnte sein: Audit-Rate (% der Rechnungen geprüft) und Gutschriften-Erfolg (Summe korrigierter Beträge).

• Kennzahlen für Innovationsgrad: In Zeiten schneller Technologieentwicklung kann man auch messen, wie modern die eigene Infrastruktur ist. Etwa VoIP-Penetration (Anteil der Anschlüsse, die VoIP nutzen vs. klassische Telefonie), Mobile-Only-Rate (Prozentsatz der Mitarbeiter, die keinen Festnetzanschluss mehr brauchen), oder Cloud-Nutzungsgrad im TK (Prozentsatz der Dienste aus der Cloud). Diese Kennzahlen zeigen, wo man im Vergleich zum State of the Art steht. Viele Unternehmen streben beispielsweise an, X % der Kommunikation über Unified Communications laufen zu lassen, um Effizienz zu gewinnen.

• Wichtig beim Benchmarking und KPI-Einsatz ist, passende Vergleichsgruppen zu wählen und die Zahlen richtig zu interpretieren. Ein hoher Wert bei „TK-Kosten pro Mitarbeiter“ ist nicht per se schlecht – vielleicht bietet man auch mehr Leistungen (z.B. jedes Team hat ein Videokonferenzsystem) als andere. Benchmarks dienen als Indikatoren, nicht absoluten Bewertungen. Sie helfen aber, die richtigen Fragen zu stellen: Warum sind unsere Mobilfunkkosten 30 % höher als üblich? Könnte es an unpassenden Tarifen liegen? – Tatsächlich ergab ein Branchenvergleich, dass viele Unternehmen über 30 % sparen könnten, wenn sie ihre Tarife besser an den tatsächlichen Verbrauch anpassen und regelmäßig neu verhandeln.

• Beispielhafte Benchmark-Aktion: Ein Unternehmen führt an 100 Standorten weltweit Datenleitungen. Man erhebt die monatlichen Kosten pro Mbit/s Bandbreite an jedem Standort. Die Analyse zeigt bis zu 3-fache Preisunterschiede zwischen Ländern und Anbietern. Durch Price Benchmarking und Neuausschreibungen an den teuersten 20 Standorten gelingt es, die Preise dort auf Marktniveau zu senken, was sechsstellige Beträge einspart. Solche Aktionen unterstreichen den Wert von Kennzahlen.

• Zusammengefasst bieten KPIs und Benchmarking dem Facility Management die nötigen Instrumente zur Steuerung der Telekommunikationslandschaft. Sie verwandeln die technischen und kaufmännischen Daten in greifbare Leistungsindikatoren, anhand derer man Erfolg oder Handlungsbedarf kommunizieren kann. Regelmäßiges Benchmarking – sei es intern oder mit externen Vergleichen – bewahrt davor, „betriebsblind“ über Jahre zu viel zu bezahlen oder ineffiziente Strukturen mitzuschleppen. So wird die Telekommunikation vom vermeintlichen Kostenblock zu einem steuerbaren Leistungsportfolio.

• Transparente Bestandsführung und Nutzungskontrolle: Eine vollständige Inventarisierung aller Telekommunikationsanlagen, Leitungen, Verträge und SIM-Karten ist Grundvoraussetzung. Nur wer weiß, welche Ressourcen wo im Einsatz sind und was sie kosten, kann Optimierungen vornehmen. Es hat sich bewährt, ein zentrales Inventar- bzw. TEM-System zu nutzen, das alle Assets erfasst – vom Telefonanschluss bis zum Mobilgerät. Dadurch lassen sich redundante oder ungenutzte Leistungen aufspüren und eliminieren. Beispielsweise entdeckte ein Unternehmen, dass Dutzende Festnetzanschlüsse in Filialen nie genutzt wurden. Nach Abschaltung wurden sofort Kosten gespart. Ebenso sollte die Nutzung kontinuierlich gemonitort werden: Etwa die Datennutzung pro Mobilfunkvertrag – sind Tarife überdimensioniert oder Volumina ungenutzt? Hier empfiehlt es sich, gerade bei großen Mobilfunkflotten monatliche Auswertungen zu fahren und Tarife bzw. Pools anzupassen. Ergebnis: Man zahlt nur für tatsächlich benötigte Dienste.

• Aktives Vertrags- und Lieferantenmanagement: Verträge sollten nicht „auf Autopilot“ laufen. Best Practice ist, Vertragskonditionen regelmäßig zu überprüfen und neu zu verhandeln, insbesondere vor Ablauf der Bindefrist. Oft lassen sich bei Vertragsverlängerung Preisnachlässe oder Upgrades erzielen – vorausgesetzt, man kennt die Marktpreise (Benchmarking!) und das eigene Volumen. Nutzen Sie Wettbewerbsdruck: Wenn möglich, holen Sie Alternativangebote ein, bevor Sie verlängern. Selbst wenn man beim bisherigen Anbieter bleibt, signalisiert die Marktsondierung, dass man preisbewusst ist. Achten Sie dabei nicht nur auf Preise, sondern auch auf Flexibilitätsklauseln (z.B. nachträgliches Reduzieren von Stückzahlen, temporäre Aussetzungen bei Umbau etc.). Ferner ist ein liefertreues Monitoring ratsam: Überwachen Sie, ob Anbieter ihre SLA zusichern (z.B. Störungsreaktionszeiten) einhalten. Bei Abweichungen sollte man nicht zögern, vertragliche Pönalen einzufordern oder das Gespräch über Verbesserungen zu suchen. Ein guter Lieferantenmanager pflegt auch eine Beziehung: regelmäßige Jour-fixe mit dem Account Manager des Providers, um kommende Anforderungen früh anzumelden oder Probleme anzusprechen.

• Rechnungs- und Kostencontrolling (Telecom Expense Management): Es gilt die Devise: Vertraue nicht blind den Rechnungen! Studien zeigen, dass Rechnungsfehler häufig sind und Unternehmen Geld kosten. Daher ist eine Best Practice, alle Telekommunikationsrechnungen systematisch zu prüfen – entweder mit Software oder durch Dienstleister/TEM-Provider. Dabei wird kontrolliert, ob die berechneten Gebühren den vereinbarten Tarifen entsprechen und ob keine Geisterposten enthalten sind (z.B. weiterberechnete, aber abgeschaltete Anschlüsse). Unstimmigkeiten sollte man konsequent reklamieren – viele Carrier gewähren Gutschriften, wenn man Fehler nachweist. Weiterhin sollte das Kostenreporting so aufbereitet sein, dass relevante KPIs (siehe Abschnitt 8) auf einen Blick sichtbar sind: z.B. monatliche Kosten nach Kategorie (Festnetz, Mobil, Daten, Cloud) vs. Budget, Trendkurven, Savings durch Maßnahmen. So erkennt man frühzeitig, wenn z.B. durch verstärkte Remote-Arbeit die Mobilfunkkosten steigen, und kann gegensteuern (etwa durch neue Firmen-Tarife für Datennutzung). Ein guter Tipp: Kostenzuordnung auf Kostenstellen vornehmen. So sieht man, welche Abteilung oder welcher Standort hohe Kommunikationkosten hat, und kann Verantwortlichkeiten schaffen.

• Konsolidierung und Standardisierung: Komplexität treibt Kosten. Ein Wildwuchs von verschiedenen Tarifen, Geräten und Verträgen erschwert den Überblick und verhindert Skaleneffekte. Best Practice ist daher, wo möglich zu konsolidieren: Weniger verschiedene Mobilfunktarife (lieber ein Rahmenvertrag für alle), möglichst eine einheitliche Telefonanlagenlösung (z.B. konzernweit ein VoIP-System statt Dutzende TK-Anlagen) und Bündelung von Leitungen (statt für jede kleine Außenstelle einen separaten Vertrag, vielleicht eine zentrale VPN-Lösung). Auch Konvergenzlösungen sind zu prüfen: z.B. Fixed-Mobile-Convergence, wo die Trennung zwischen Festnetz und Mobil aufhebt – Mitarbeiter haben nur noch eine Nummer und ein Gerät, was Verwaltungsaufwand und Doppelanschlüsse spart. Durch Standardisierung lassen sich zudem Volumenrabatte besser nutzen (wenn alle Standorte denselben Anbieter nutzen, steigt das Volumen -> bessere Konditionen). Allerdings: Balance halten, nicht in Single-Supplier-Dependence rutschen, die später ausgenutzt werden kann. Ein Mittelweg ist, zwei bevorzugte Anbieter zu haben und die Verträge gelegentlich neu auszuschreiben, um Marktpreise zu sichern.

• Einsatz moderner Technologien gezielt vorantreiben: Wie in Abschnitt 3 dargelegt, können neue Technologien massiv helfen, Kosten zu senken und Effizienz zu steigern – aber sie müssen passend eingeführt werden. VoIP/Cloud-Telefonie nutzen: Wenn noch nicht geschehen, prüfen Sie einen Umstieg weg von Legacy-Telefonie. Die Einsparungen (bis zu 50